Portfolio
Executive Assistance
Geschäftliche und private Termine teilen oft denselben Kalender. Priviqe führt beides in einem verlässlichen Ablauf zusammen und verfolgt die vereinbarten Aufgaben nach.
Leistungen
Agenda und Prioritäten
Komplexe Kalender werden nach Terminen, Vorbereitungszeit, Reisewegen und Entscheidungsbedarf strukturiert. Konflikte und notwendige Verschiebungen werden früh erkannt und mit den Beteiligten abgestimmt.
Sitzungen und Briefings
Wir koordinieren Termine, Teilnehmer, Unterlagen und praktische Vorbereitung für Sitzungen und Besprechungen. Briefings fassen relevante Informationen, offene Punkte und erwartete Entscheidungen übersichtlich zusammen.
Geschäftsreisen und Veranstaltungen
Reisepläne, Unterkünfte, Transfers, Termine und Veranstaltungsabläufe werden in einer gemeinsamen Übersicht koordiniert. Änderungen werden an alle betroffenen Stellen weitergegeben und in der Agenda nachgeführt.
Korrespondenz und Ansprechpartner
Priviqe bereitet Korrespondenz vor, holt Rückmeldungen ein und hält den Austausch mit internen und externen Ansprechpartnern geordnet. Sensible oder entscheidungsrelevante Inhalte werden dem Auftraggeber zur Freigabe vorgelegt.
Aufgaben und Nachverfolgung
Entscheide, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Fristen werden nach Sitzungen oder Gesprächen festgehalten. Offene Punkte werden weitergeführt, bis eine Rückmeldung, eine Entscheidung oder ein klarer Abschluss vorliegt.
Vertretung und zusätzliche Kapazität
Priviqe kann eine bestehende Executive Assistance oder einen Chief of Staff während intensiver Phasen, Reisen oder Abwesenheiten ergänzen. Auch die Übernahme eines klar definierten Projekts ist möglich.
Kontinuität zwischen Agenda und Umsetzung
Gute Executive Assistance endet nicht beim Kalender. Entscheidend ist, dass Informationen rechtzeitig vorliegen, Beschlüsse in konkrete Aufgaben übersetzt werden und die verantwortlichen Personen wissen, was als Nächstes erwartet wird.
Priviqe arbeitet innerhalb der bestehenden Führungsstruktur und übernimmt die vereinbarten organisatorischen Aufgaben. Zuständigkeiten und Entscheidungswege werden zu Beginn klar festgelegt.
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich Executive Assistance von Private Assistenz?
Executive Assistance konzentriert sich auf Führungstermine, Sitzungen, Geschäftsreisen, Briefings und die Nachverfolgung von Entscheidungen. Private Assistenz betrifft vor allem persönliche Administration und private Organisation. Beide Bereiche können in einem Mandat verbunden werden.
Unterstützt Priviqe auch Verwaltungsräte und Beiräte?
Ja. Priviqe koordiniert Sitzungsplanung, Teilnehmer, Unterlagen, Reiseorganisation und administrative Nachverfolgung. Gesellschaftsrechtliche Aufgaben werden mit dem zuständigen Sekretariat, den Rechtsberatern und weiteren mandatierten Fachpersonen abgestimmt.
Kann Priviqe mit einer bestehenden Executive Assistenz zusammenarbeiten?
Ja. Aufgaben und Schnittstellen werden gemeinsam festgelegt, damit Informationen, Kalender und Nachverfolgung ohne Doppelarbeit geführt werden können.
Ist eine temporäre Vertretung möglich?
Eine zeitlich begrenzte Unterstützung ist möglich, wenn Zuständigkeiten, Zugriffe und Entscheidungswege vor Beginn klar geregelt werden. Das eignet sich für Abwesenheiten, Übergangsphasen und besonders arbeitsintensive Projekte.
Kann Executive Assistance international erbracht werden?
Ja. Priviqe koordiniert internationale Agenden, Reisen und Ansprechpartner aus der Schweiz. Leistungen vor Ort werden je nach Mandat und Standort vereinbart.
Welche Unterlagen entstehen bei der Zusammenarbeit?
Je nach Auftrag entstehen Agendaübersichten, Reisepläne, Sitzungsbriefings, Aufgabenlisten, Entscheidungsübersichten und kurze Statusberichte. Format und Häufigkeit richten sich nach den Arbeitsgewohnheiten des Auftraggebers.